Manajemen Absensi Karyawan untuk Meningkatkan Kehadiran Kerja

Perusahaan yang telah mempunyai sistem atau manajemen yang baik tentunya mempunyai aturan yang detail mengatur masalah absensi dan juga mempunyai budaya atau “kedewasaan” organisasi dalam menyikapi kedisiplinan, perusahaan yang sehat akan diisi oleh karyawan-karyawan yang sangat termotivasi yang mana kedisiplinan bukan lagi menjadi masalah, mereka menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab, bekerja dengan penuh bahagia, mereka menjadikan tempat kerja bukan lagi sebagai tempat yang membosankan dengan penuh rutinitas namun sebagai “rumah” tempat mereka bekerja dengan bahagia.

Akan tetapi tidak semua perusahaan mempunyai budaya seperti yang saya ceritakan diatas, sehingga pada umumnya beberapa perusahaan mempunyai masalah dengan absensi, tingkat absensi yang tinggi tentunya akan merugikan perusahaan, apalagi kalau tingkat absensi menjadi budaya disuatu perusahaan, produktifitas akan turun, motivasi kerja secara massal akan menurun, dan akan berpengaruh kepada profit perusahaan, untuk itu kali ini saya akan memberikan tips atau cara menurunkan tingkat absensi karyawan agar kembali dalam keadaan normal.

Berikut telah saya rangkum dibawah cara menurunkan tingkat absensi karyawan sebagai berikut ;

Tracking absen dan mesin absen yang baik

Semua akan diawali dengan tracking absen yang detail, semua karyawan baik dari level manajerial hingga level non manajerial harus taat dalam menjalankan rutinitas absen setiap hari, sehingga semua orang, semua karyawan akan terlihat tingkat kehadirannya lewat tracking asbensi, dan akan terlihat siapa yang mempunyai tingkat kedisiplinan kehadiran yang tinggi, menengah dan sampai yang buruk.

Agar mendapatkan kualitas hasil tracking absen yang baik maka harus didukung oleh mesin absen yang baik sesuai kebutuhan, banyak sekali jenis dan merk mesin absen yang tersedia saat ini tinggal kita menyesuaikan dengan keadaan lingkungan perusahaan, jumlah karyawan dan lainnya. Pilih mesin yang dapat dengan akurat mentracking hari, tanggal, jam, menit sampai detik, disamping itu tidak mudah error, data bisa diimport kedalam komputer, pemakaiannya mudah, hingga mesin tahan lama dan tidak mudah rusak.

SOP Absen yang baik

Cara menurunkan tingkat absensi karyawan yang ketiga adalah mengenai SOP absen, dimaksudkan untuk menjelaskan aturan-aturan cara absen sesuai prosedur perusahaan, SOP akan menjelaskan jam masuk dipagi hari, jam istirahat, jam kembali dari istirahat dan jam absen sore hari, serta menjelaskan aturan lainnya yang terkait dengan tata cara absen.

Sanksi akibat tindakan pelanggaran absen

Tips selanjutnya dari cara menurunkan tingkat absensi karyawan adalah sosialisasi sanksi yang akan didapatkan oleh karyawan sebagai ganjaran apabila mangkir, terlambat dan pulang cepat melalui peraturan perusahaan yang memuat sanksi administrasi berupa pemberian Surat peringatan dan tingkatan surat peringatan mulai SP 1, SP 2, SP 3 sampai Pemutusan Hubungan Kerja karyawan, sosialisasi dapat dijalankan dengan cara membagikan buku saku Peraturan perusahaan, melalui pengumuman-pengumuman baik lisan maupun secara tertulis yang ditempel pada Mading perusahaan. Adapun sanksi lainnya yang bisa diterapkan apabila mangkir adalah berupa pemotongan upah yang sifatnya harian.

Reward bagi si rajin

Adakalanya kita menghargai karyawan dengan cara memberikan gift atau hadiah, sertifikat, apresiasi dalam bentuk ucapan atau reward dalam bentuk lainnya kepada karyawan yang sangat rajin dan disiplin, hal ini sekaligus mensosialisasikan kepada semua karyawan betapa pentingnya tingkat kehadiran diperusahaan anda, sampai-sampai perusahaan memberikan reward kepada “si rajin”.

Role model

Apa yang atasan tunjukkan itu yang kemudian “ditiru”, sepertinya kalimat itu bisa kita jadikan kata pepatah, karena memang demikian, atasan merupakan role model kepada bawahannya, bila kita menuntut bawahan agar disiplin, maka atasan harus memulainya terlebih dahulu dan akan diikuti bawahan setelahnya.

Ciptakan budaya disiplin

Banyak sekali cara membentuk budaya disiplin, buatlah jadwal piket kebersihan, biasakan berdoa bersama dengan tim sebelum memulai aktifitas, briefing pagi tepat waktu, senam bersama dihari jumat, membuat jargon-jargon tentang kedisiplinan dan ditempel diruangan kerja, membuat hukuman-hukuman kecil bagi yang datang terlambat misal ; push up, cuci piring dan lain-lain.

Akan sangat menyenangkan apabila telah terbentuk budaya disiplin waktu dan pelaksanaan hari kerja di lingkungan perusahaan anda, dan yang paling penting adalah membentuk mental karyawan anda agar menjadi disiplin, bukan disiplin yang terbentuk karena tekanan, melainkan kedisiplinan yang terbentuk dari kesadaran setiap karyawan, cara menurunkan tingkat absensi karyawan diatas merupakan penggabungan antara reward dan punishment yang seimbang sehingga cukup adil bagi “si malas” dan “si rajin”.

By urip setiawan On Wednesday, November 25th, 2015 Categories : HR Management, Industrial Relation